Implementasi Proyek Sistem Informasi

Implementasi Proyek Sistem Informasi

Keberhasilan Proyek Sistem Informasi

Tahapan implementasi sistem atau proyek (project implementation) merupakan tahap meletakkan sistem atau proyek supaya siap untuk dioperasikan. Implementasi proyek dapat diartikan juga sebagai suatu sistem baru diinstall dan sistem yang lama digantikan dengan sistem baru tersebut.

            Menurut Jeffrey Whitten, implementasi sistem adalah instalasi dan pengiriman sistem keseluruhan ke produksi (metode desain dan analisis sistem, Jeffrey Whitten dkk). Sedangkan menurut Jerry Fitzgerald, implementasi sistem adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja (Information System Development, Jerry).

            Penggunaan sistem informasi ke dalam proses bisnis sudah sering kita dengar. Ada yang berhasil dan ada pula yang gagal. Implementasi yang berhasil memerlukan keahlian dalam hal teknis berikut dengan pemahaman dari tujuan organisasi dan perilaku dinamis organisasi. Fowler dan Walsh mengatakan bahwa implementasi proyek sistem informasi di Inggris kebanyakan terjadi pada perusahaan yang menerima proyek dari perusahaan lain. Fokus dari ilmu ini adalah memperhatikan sisi manusia (psikologis manusia) pada pengimplementasian proyek. Melibatkan pengguna akhir pada tingkat analisa persyaratan sistem akan sangat membantu dalam keberhasilan proyek. Perencanaan program pelatihan pengguna akhir sangat berpengaruh terhadap keberhasilan sistem informasi yang diterapkan mengingat beragamnya tingkat keahlian pengguna akan komputer.

            Menurut Warren McFarlan ada tiga dimensi utama yang mempengaruhi besar kecilnya resiko sebuah proyek sistem informasi yaitu ukuran dan batasan proyek, tingkat pengembangan teknologi, dan struktur proyek. Dengan mendeteksi ketiga karakteristik dimensi tersebut pada tiap proyek pengembangan sistem informasi diharapkan bisa memberikan gambaran mengenai spektrum resiko proyek kepada manajer proyek. Berdasarkan tiga dimensi resiko proyek, tingkat resiko proyek sistem informasi dapat dibedakan menjadi delapan jenis seperti berikut:

Dimensi ukuran dan batasan proyek:

Semakin besar ukuran proyek maka akan semakin besar resiko yang harus dihadapi. Besarnya ukuran sebuah proyek tidak saja ditentukan oleh banyaknya sumber daya yang terlibat, namun juga tergantung pada lamanya proyek terebut dilaksanakan (mulai dari tahap perencanaan sampai dengan implementasi).

Dimensi penguasaan teknologi:

Semakin tinggi kompetensi dan keahlian para anggota proyek terhadap teknologi yang digunakan dalam proyek, maka akan semakin kecil resiko yang harus dihadapi. Pengalaman dalam mengerjakan penugasan sejenis merupakan salah satu karakteristik yang harus dimiliki oleh tim pelaksana proyek. Di sisi lain, tingkat kecanggihan teknologi juga secara langsung mempengaruhi resiko proyek yang dilaksanakan. Dengan kata lain, semakin melibatkan teknologi tinggi (state of the art) biasanya akan semakin meningkatkan resiko yang ada.

Dimensi struktur proyek:

Merupakan dimensi yang paling kritis, yang merupakan ciri khusu proyek sistem dan teknologi informasi. Sebuah proyek sistem informasi dikatakan memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan tidak berubah sejalan dengan dinamika lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada. Sebaliknya, sebuah proyek sistem informasi dikatakan tidak memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan sangat tergantung dengan lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada. Sedikit perubahan pada komponen lingkungan, akan mengakibatkan perubahan pada beberapa aspek pelaksanaan proyek. Tentu saja semakin terstruktur sebuah proyek, akan semakin memperkecil resiko yang dihadapi.

            Dengan mengetahui ketiga faktor penentu kerumitan proyek, seorang manajer proyek atau pemiliki proyek dapat mengatur strategi tertentu agar proyek sistem informasi yang dilaksanakan memiliki kemungkinan berhasil yang lebih besar. Misalnya jika proyek tersebut adalah pengimplementasian sistem terintegrasi dalam skala besar dengan perusahaan yang memiliki banyak cabang, maka sebaiknya proyek dipecah menjadi sub-sub proyek yang lebih kecil agar lebih mudah ditangani.

Kegagalan Proyek Sistem Informasi

       Yang dimaksud dengan tahap implementasi adalah menjalankan proyek yang telah dikembangkan ke dalam operasi sehari-hari perusahaan. Elemen utama dari tahap implementasi sistem adalah instalasi dan konversi sistem, pengujian persetujuan pengguna dan pelatihan pengguna akhir.

            Implementasi proyek meliputi pengaplikasian sumber daya yang diperoleh terhadap aktivitas yang telah dijadwalkan pada tahap perencanaan sebelumnya. Namun ada masalah yang muncul dalam pelaksanaan aktivitas sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Pada tahap implementasi situasi yang dihadapi saat itu bisa sangat bervariasi dan mungkin tidak sesuai dengan jadwal perencanaan sebelumnya sehingga perlu diadakan perubahan.

            Mengenai implementasi proyek sistem informasi, ada beberapa istilah yang menyangkut keberhasilan proyek seperti validitas secara teknis dan validitas secara organisasi. Validitas secara teknis artinya sistem yang dikembangkan tersebut mampu melakukan pekerjaan seperti yang diharapkan. Validitas secara organisasi artinya penggunaan sistem tersebut ke dalam perusahaan. Meskipun secara teknis sistem tersebut dikatakan baik, namun saat implementasi bisa saja terjadi kesalahan atau tidak digunakan semestinya. Ukuran tingkat seberapa besarnya kontribusi sistem terhadap kinerja organisasi disebut efektivitas organisasi. Sistem informasi ditujukan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Namun kualitas dari keputusan yang telah diambil sulit untuk diukur. Keuntungan selalu dijadikan ukuran kefektivan dari keputusan tersebut, meskipun banyak faktor yang mempengaruhi keuntungan tersebut. Mungkin ukuran terefektif dari sistem informasi adalah penggunaannya.

            Terdapat berbagai bentuk kegagalan proyek seperti melebihi anggaran, tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan secara teknis tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan yang diharapkan. Lyytinen dan Hirschheim mengidentifikasi 4 kategori utama penyebab kegagalan proyek sistem informasi:

1.     Corresponding failure, yaitu kegagalan sistem karena tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Kegagalan ini merupakan kegagalan teknis karena fungsionalitas sistem tidak sesuai dengan kebutuhan. Atau dengan kata lain validitas secara teknisnya tidak ada.

2.     Process failure, merupakan egagalan karena proyek sistem informasi tidak tepat waktu dan melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Sistem tersebut sudah benar secara teknis(fungsionalitas sesuai) tetapi secara ekonomis tidak tepat.

3.     Interaction failure, merupakan kegagalan dikarenakan sistem tidak digunakan semestinya ataupun tidak digunakan sesuai dengan yang diharapakan sistem tersebut akan digunakan. Hal ini mungkin dikarenakn adanya ketidakikutsertaan pengguna akhir saat pengembangan sistem sehingga mereka menjadi kurang antusias terhadap sistem baru tersebut(end user reluctance).

4.     Expectation failure, yaitu kegagalan sistem karena tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pemegang kepentingan organisasi. Sistem tersebut bisa saja benar secara teknis (menjalankan fungsinya dengan baik), diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran namun tidak sesuai dengan harapan pemegang kepentingan organisasi. Hal ini bisa terjadi karena adanya kesalahan saat perumusan persyaratan sistem.

Data statistik memperlihatkan bahwa lebih banyak proyek sistem informasi yang menemui kegagalan daripada yang berhasil. Ada lime tipe kegagalan yang mendominasi implementasi proyek yaitu:

1.     Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap implementasi.

2.     Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besr daripada anggaran yang tersedia.

3.     Waktu implementasi yang jauh lebih lama daripada yang direncanakan.

4.     Kinerja sistem yang secara teknik jauh daripada yang diharapkan.

5.     Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada.

daftar pustaka

Metode Desain dan Analisis Sistem karangan Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, Edisi 6

Information System Development, Jerry

http://www.romankoch.ch/capslock/gantt1.gif

http://www.geocities.com/trisnadi_wijaya/lectures/ansi/Bab_2_Pengembangan_SI.ppt

http://en.wikipedia.org/wiki/Legacy_system

http://www.total.or.id/info.php?kk=Management%20control untuk kontrol manajemen

http://www.total.or.id/info.php?kk=Decision%20Support%20System untuk DSS

http://student2002.unpar.ac.id/~7302042/DecisionSupportSystem.pdf dss

http://eri.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8954/System-ImplementationKonversi2.ppt